Использование сайта для сбора персональных данных
Почему «обычный» сайт нельзя использовать для сбора персональных данных
Жалоба в Национальный центр защиты персональных данных
Чек-лист для редактора сайта: Размещение форм и анкет (Персональные данные)
А что с сайтами размещенными на платформе "Веб-Мастерская"?
Почему «обычный» сайт нельзя использовать для сбора персональных данных
Эта статья рассчитана на редакторов и контент-менеджеров сайтов — тех, кто размещает формы обратной связи, анкеты, опросы и подключает сторонние сервисы (в том числе Google Forms и аналогичные).
Задача текста — не напугать, а объяснить: почему сбор персональных данных через “обычный” сайт юридически и технически небезопасен, и чем это чревато.
1. Что считается персональными данными
Под персональными данными (ПД) обычно понимают любую информацию, по которой можно прямо или косвенно идентифицировать человека:
- ФИО, e‑mail, телефон
- Никнеймы, ссылки на соцсети
- Адрес, место работы, должность
- IP‑адрес, идентификаторы устройств и аккаунтов
- Ответы в анкетах, если из них можно понять, о каком человеке речь
Любая форма обратной связи или анкета, где человек оставляет контакты или пишет о себе — это уже сбор ПД.
А сбор ПД автоматически запускает для организации юридические обязанности: уведомления регуляторов, локализация баз, договоры с подрядчиками, требования к защите данных и т.д.
2. Как обычно устроен «обычный» сайт
Типичный "обычный" сайт:
- работает на популярной CMS (WordPress, Joomla, 1C‑Bitrix, Drupal и т.п.);
- размещён на обычном виртуальном/общем хостинге;
- использует:
- плагины форм и опросов;
- стандартные почтовые отправки (заявки/обращения/вопросы приходят на e‑mail);
- внешние сервисы анкет (Google Forms и аналоги);
- сторонние виджеты и скрипты (чат, аналитика, A/B‑тесты).
Ключевая проблема: вся эта инфраструктура изначально не создавалась как защищённая система для обработки персональных данных с учётом законодательства. Это просто удобные инструменты для публикации контента.
3. Главные причины, почему такой сайт нельзя использовать для сбора ПД
3.1. Нет формализованной ответственности и договоров с подрядчиками
Когда вы собираете ПД через сайт, оператором персональных данных становится ваша организация.
Но фактически к этим данным имеют доступ:
- хостинг-провайдер (доступ к файлам сайта и базе данных);
- администраторы CMS и разработчики;
- провайдеры почты (куда уходят письма с форм);
- сторонние сервисы форм/анкет, аналитики, чатов и т.д.
Чтобы законно передавать им ПД, нужны письменные договоры на обработку персональных данных (DPA, Соглашения об обработке ПД), где прописано:
- кто за что отвечает;
- какие меры защиты применяются;
- в каких целях используется информация.
В реальности на “обычном” сайте этого нет: хостинг куплен «как услуга», Google Forms / другие сервисы подключены через обычный аккаунт, никаких отдельных соглашений о ПД с ними не подписано.
3.2. Общий (shared) хостинг и доступ посторонних лиц
Обычный виртуальный/общий хостинг устроен так, что:
- на одном сервере размещаются сотни чужих сайтов;
- технический персонал хостинга при необходимости имеет доступ к:
- файловой системе;
- базе данных;
- бэкапам;
- для администрирования нередко используются общие учётные записи и стандартные пароли.
Это значит, что:
- у вас нет контроля над тем, кто и когда потенциально мог видеть ваши базы с анкетами и заявками/обращениями;
- любое взломанное соседнее приложение на сервере может использоваться как точка входа для атаки на ваш сайт.
Для операторов ПД это недопустимо: доступ к персональным данным не должен иметь “кто угодно из техслужбы”, а тем более посторонние клиенты на том же сервере.
3.3. Отсутствие требуемых мер защиты
На “обычном” сайте почти всегда нарушаются базовые требования к защите ПД:
-
Транспортная защита (канал связи)
- Нет обязательного HTTPS везде (или он неправильно настроен).
- Формы могут отправлять данные на сервер по HTTP или пересылать их на почту без шифрования.
-
Хранение данных
- Заявки хранятся в базе CMS без шифрования.
- Доступ к базе часто есть у нескольких людей (разработчики, админы, подрядчики).
-
Бэкапы и логи
- Резервные копии лежат на том же хостинге без шифрования.
- В логах сервера могут храниться введённые пользователями данные, и к логам также имеют доступ админы хостинга.
-
Учёт действий и ограничение доступа
- Нет раздельных ролей и журналов действий (кто что посмотрел, скачал, удалил).
- Один общий аккаунт админа для всех — типовая ситуация.
Любая из этих точек — потенциальный источник утечки ПД. Для регуляторов и судов это будет считаться нарушением обязанностей по защите.
3.4. Невыполнимость прав пользователя и требований закона
Закон о защите персональных данных даёт пользователю права:
- запросить, какие данные о нём хранятся;
- потребовать их исправления или удаления;
- ограничить или отозвать согласие на обработку;
- получить информацию о том, кому данные передавались.
В типовой связке «CMS + общий хостинг + Google Forms / почта» это практически невыполнимо:
- данные разбросаны по:
- базе сайта,
- почтовым ящикам редакторов,
- бэкапам,
- внешним сервисам анкет;
- никто не ведёт системного учёта, где и что лежит;
- удалить “всё о конкретном человеке” технически и организационно сложно.
Фактически редактор не может гарантировать пользователю исполнение его прав.
4. Почему нельзя использовать Google Forms и другие внешние онлайн‑анкеты
Сервисы вроде Google Forms, Typeform, SurveyMonkey и им подобных удобны, но при сборе ПД через ваш сайт создают дополнительные проблемы.
4.1. Передача данных третьей стороне и за рубеж
Как правило:
- данные анкеты:
- попадают на сервера и в базу провайдера сервиса (Google и др.);
- затем могут синхронизироваться с другими сервисами (таблицы, почта, CRM).
- физически и юридически эти сервера:
- находятся в других странах;
- подпадают под местное законодательство и требования местных органов власти.
Следствия:
- возникает трансграничная передача персональных данных (cross‑border transfer);
- часто нет ни договоров с этим провайдером как с обработчиком ПД, ни документированных гарантий уровня защиты, которые требуются регуляторами;
- для таких передач нужны:
- отдельные правовые основания и уведомления регуляторов;
- согласия пользователей, прямо описывающие передачу за границу.
На практике этого никто не делает на “обычном” сайте.
4.2. Нет контроля над инфраструктурой и изменениями сервиса
У вас нет контроля над тем, как:
- сервис хранит данные и какие бэкапы делает;
- кто из сотрудников провайдера может к ним получить доступ;
- как сервис будет менять свои правила и политику конфиденциальности.
Также возможны:
- взлом аккаунта (особенно если это обычный личный аккаунт Google редактора);
- блокировка аккаунта провайдером;
- автоматическое удаление, миграции, изменения прав доступа.
Во всех этих сценариях вы:
- не контролируете судьбу уже собранных ПД;
- не можете полноценно исполнить запросы пользователей (например, «удалить все мои данные»).
4.3. Смешение рабочих и личных данных
Часто Google Forms делается из личного аккаунта сотрудника, а не из корпоративного:
- данные форм привязаны к его личной почте и Google Диску;
- при увольнении или конфликте доступ может потеряться, а данные останутся у физлица;
- с точки зрения закона оператор ПД (компания) теряет контроль над частью персональных данных.
Для редактора это выглядит “просто ссылкой на анкету”, но юридически — это масса рисков.
5. Чем это грозит организации
Использование обычного сайта и сторонних анкет для сбора ПД может привести к:
- штрафам и предписаниям регулятора за:
- сбор ПД без надлежащего правового основания;
- отсутствие мер защиты;
- незаконную передачу третьим лицам и за рубеж;
- блокировке отдельных форм, разделов или всего сайта;
- репутационным потерям:
- утечки баз заявок и анкет;
- публичные жалобы пользователей и публикации в СМИ/соцсетях;
- внутренним конфликтам:
- когда юристы или служба безопасности вынуждены задним числом “разруливать” уже собранные данные, которые технически разложены по десяткам мест и сервисов.
6. Что делать редактору сайта на практике
Если вы редактор/контент‑менеджер и не отвечаете за правовые и технические аспекты, ваша задача — не создавать лишних рисков.
Рекомендуется:
-
Не размещать формы, которые собирают ПД, без согласования с:
- юристами,
- специалистами по информационной безопасности,
- ответственными за персональные данные.
-
Не использовать Google Forms и подобные внешние сервисы для:
- опросов с именами, телефонами, e‑mail;
- анкет с чувствительной информацией (здоровье, доходы, убеждения, место работы и т.п.).
-
Если форма критически нужна, уточнить у руководства/юристов:
- на какой защищённой платформе она должна быть реализована;
- как и где будут храниться данные;
- какие тексты согласий и политики конфиденциальности разместить на сайте.
-
Использовать анонимные опросы, если это возможно:
- не спрашивать имя, контакты, идентификаторы;
- не давать человеку поле для ввода личной информации, если это не нужно по сути опроса.
-
Всегда указывать контакт ответственного за ПД (юридический контакт организации), а не личные контакты сотрудников.
7. Краткое резюме для внутреннего регламента
Запрещено:
- размещать на сайте формы, собирающие ФИО, телефоны, e‑mail, должности, место работы и другую персональную информацию без согласования с ответственным за ПД;
- использовать Google Forms и другие внешние сервисы анкет для сбора персональных данных посетителей;
- настраивать отправку заявок с ПД на личные почтовые ящики сотрудников;
- хранить выгрузки анкет с ПД на личных устройствах и в личных облачных аккаунтах.
Разрешено только после согласования с юристами и ИБ:
- любые формы, где пользователь оставляет контакты или может идентифицировать себя;
- подключение любых внешних сервисов (чат‑виджеты, опросники, калькуляторы), которые получают ПД или технические идентификаторы пользователя.
Жалоба в Национальный центр защиты персональных данных
#Жалоба
В Центр обратилась мама школьника: в учебном заведении психологическое тестирование проводили через Google Формы.
Что насторожило родителей:
- регистрация в сервисе требовала от детей ввода большого количества ПД;
тест содержал вопросы о семье, увлечениях, образе жизни и эмоциональном состоянии ребенка;- никто не объяснил, куда уходят эти сведения и могут ли они попасть за границу.
Центр установил: школа нарушила Закон. Тестирование можно было провести иным способом, а использование зарубежного сервиса не отвечает интересам и безопасности детей.
Результат: по требованию Центра школа отказалась от Google Форм и удалила собранные ПД.
Напоминаем: популярные сервисы (Google, Viber, Telegram, WhatsApp) хранят информацию по всему миру, включая страны, где уровень защиты ПД не гарантирован
Чек-лист для редактора сайта: Размещение форм и анкет (Персональные данные)
Цель: Убедиться, что размещение форм и анкет на сайте соответствует требованиям по обработке персональных данных (ПД).
1. Определение типа формы/анкеты
- Собирает ли форма/анкета любые из этих данных?
- ФИО, телефон, e-mail, никнейм, ссылки на соцсети?
- Место работы, должность, название организации?
- IP-адрес, идентификаторы устройств?
- Любые ответы, по которым можно прямо или косвенно идентифицировать человека?
Если "ДА" на любой пункт → ЭТО ФОРМА СБОРА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ. Перейдите к разделу "2. Правила для форм сбора ПД".
Если "НЕТ" на все пункты → ЭТО АНОНИМНАЯ ФОРМА/ОПРОС. Перейдите к разделу "3. Правила для анонимных форм".
2. Правила для форм сбора ПД (Если ответ "ДА" в п.1)
ЗАПРЕЩЕНО (без письменного согласования):
- Размещать такую форму на сайте самостоятельно.
- Использовать Google Forms, Typeform, SurveyMonkey или аналогичные внешние сервисы для сбора этих данных.
- Настраивать отправку заявок/обращений/вопросов с ПД на личные почтовые ящики сотрудников или в личные мессенджеры.
- Хранить выгрузки анкет с ПД на личных устройствах или в личных облачных аккаунтах.
ОБЯЗАТЕЛЬНО (перед размещением):
- Получить письменное согласование от:
- Ответственного за персональные данные.
- Специалиста по информационной безопасности.
- Убедиться, что в форме/на странице есть:
- Ссылка на актуальную Политику обработки ПД.
- Текст согласия на обработку ПД (по утвержденному шаблону).
- Уточнить:
- На какой защищенной платформе должна быть реализована форма.
- Как и где будут храниться собранные данные.
3. Правила для анонимных форм/опросов (Если ответ "НЕТ" в п.1)
РАЗРЕШЕНО (в пределах здравого смысла):
- Размещать формы, которые не запрашивают и не позволяют ввести никакие персональные данные.
- Вопросы в опросе не должны позволять однозначно определить личность респондента.
ВАЖНО:
- При малейших сомнениях, что форма может быть не анонимной, считайте ее формой сбора ПД и следуйте правилам из раздела "2. Правила для форм сбора ПД".
4. Общие рекомендации
- Всегда указывайте контакт ответственного за ПД (юридический контакт организации), а не личные контакты сотрудников.
- При возникновении любых вопросов или сомнений — немедленно обратитесь к ответственному за ПД или юристу компании.
А что с сайтами, размещенными на платформе "Веб-Мастерская"?
Да, CMS "Веб-Мастерская" не "обычная" CMS по типу WordPress, Joomla, Drupal и т.п. - у нас и сертификат соответствия имеется, и хостинг у нас не "обычный", а защищенный (РЦОД - БИКЛАУД).
НО, это конечно все хорошо и намного лучше, чем на многих других платформах, но все же недостаточно чтобы считать что ни о чем беспокоится не нужно и можно собирать ПД как хочется.
Наша платформа на несколько "ступенек" выше, чем "обычные" CMS на обычном "хостинге", но на "этажи" ниже, чем специализированные сервисы, имеющие высокоуровневые системы защиты информации и аттестованные в надлежащем порядке.
ПРАВИЛА работы с ПД в "Веб-Мастерская":
1. Для сайтов на платформе CMS "Веб-Мастерская" категорически запрещается организовывать как при помощи самой системы, так и при помощи сторонних сервисов сбор и хранение любых ПД без согласия пользователей и без разъяснения им их прав, связанных с обработкой персональных данных.
2. Даже при наличии согласия пользователей на сбор их ПД и разъяснения им их прав, связанных с обработкой персональных данных разрешается сбор и хранение непосредственно в самой системе только общедоступных персональные данных.
3. Так же перед всеми формами сбора ПД (обратная связь, опросы, анкетирование) необходимо предупреждать субъектов ПД о недопустимости оставлять на сайте избыточные и/или не запрашиваемые ПД, особенно выходящие за рамки общедоступных ПД.
4. В случае если субъект ПД проигнорирует предупреждения о недопустимости оставлять на сайте избыточные и/или не запрашиваемые ПД, особенно выходящие за рамки общедоступных ПД и передаст их в систему, то такие ПД после обнаружения их редактором/администратором сайта должны быть немедленно обезличены или удалены из системы.
5. Категорически запрещается использовать сайты на платформе CMS "Веб-Мастерская" для распространения ПД, если это нарушает Закон о защите персональных данных.
| В случае обнаружения на сайтах "Веб-Мастерская" нарушения (или даже подозрения на нарушение) законодательства по защите ПД, техподдержка будет сначала блокировать/удалять нарушение, а только потом разбираться кто, что и почему - не обижайтесь. |
Представленная выше информация носит исключительно ознакомительный характер и не может рассматриваться как официальная юридическая консультация. Авторы текста не обладают статусом юристов и не несут ответственности за возможные последствия применения данных рекомендаций без дополнительной профессиональной консультации.
Для получения правовой оценки вашей конкретной ситуации, пожалуйста, обратитесь к профильному юристу.